Der Aktenraum des Rathauses platzt aus allen NĂ€hten. Mehr als 30.000 Steuerakten werden allein hier verwahrt. Alle zwei Jahre kam ein weiterer Schrank hinzu und ließ den Aktenberg damit immer weiter wachsen – bis jetzt. Denn seit Anfang des Jahres arbeitet die Verwaltung mit einer digitalen Steuerakte. Das spart nicht nur Platz und Papier, sondern auch Zeit.

Am Ablauf selbst Ă€ndert sich zunĂ€chst wenig. „Die Bescheide vom Finanzamt kommen weiterhin postalisch bei uns an“, sagt Ingo Siegmund, Leiter des Sachgebiets Steuern und Abgaben in der Abteilung Finanzen. Anstatt sie in einer Akte abzuheften, werden sie nun allerdings eingescannt und das Original wird nach einer Karenzzeit vernichtet. „Sonst kamen jĂ€hrlich zwei bis drei Meter neue Akten hinzu“, sagt Siegmund. Damit ist nun Schluss.

FĂŒr die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringt das auch eine erhebliche Zeitersparnis mit sich. „Sonst musste ich nahezu tĂ€glich Akten aus dem externen Raum holen oder auch bis in den Lagerraum im Keller laufen, wo tausende weitere Akten untergebracht sind. NatĂŒrlich entfallen diese Wege nicht sofort. Aber ein Großteil der Unterlagen wird bald nur noch einen Klick entfernt sein“, erklĂ€rt Sonja Iwan aus dem Sachgebiet Steuern und Abgaben. Denn ganz ohne Akten geht es in der ersten Zeit doch nicht. „Es wurde bewusst darauf verzichtet, alle Akten einzuscannen. Hier hĂ€tten Kosten und Nutzen in keinem VerhĂ€ltnis zueinander gestanden“, sagt Siegmund.

Beginnend mit den Steuerbescheiden 2019 baut sich die Abteilung nun sukzessive ein digitales Steuerarchiv auf. Dieses ermöglicht es den Mitarbeitern, wesentlich schneller und bei Bedarf sogar gleichzeitig auf die einzelnen Bescheide zuzugreifen. Das neue System unterstĂŒtzt die Grundabgaben (Grundsteuer A und B, Niederschlagswasser, Straßenreinigung), die Gewerbe-, Hunde-, VergnĂŒgungs- und Zweitwohnungsteuer. Einsicht in die Steuerakten besitzen aufgrund des Steuergeheimnisses weiterhin nur Mitarbeiter der Finanzabteilung.

Mit der neuen digitalen Akte macht die Verwaltung einen großen Schritt in Richtung papierloses Rathaus. „Wobei die digitale Akte bei weitem nicht unser erster Schritt in Sachen Digitalisierung ist“, sagt OberbĂŒrgermeister Claudio Griese. Auch das Standes- und das BĂŒrgeramt fĂŒhren ihre Unterlagen bereits digital. Zudem werden bereits seit vier Jahren alle eingehenden Rechnungen digital bearbeitet und gespeichert. „Fundsachen kann man bei uns ebenso bereits online abfragen, Urkunden online anfordern und bezahlen und MĂ€ngel online und per App melden“, fĂŒhrt Griese aus. Und das Rathaus plant bereits weitere Schritte in Sachen Digitalisierung. So soll in naher Zukunft ein digitales Vertragsregister in Angriff genommen werden. SĂ€mtliche von der Stadt geschlossenen VertrĂ€ge wie GrundstĂŒckskĂ€ufe oder ArbeitsvertrĂ€ge sollen dann auf dem stĂ€dtischen Server erfasst und gespeichert statt als Papierakte abgelegt werden.

Zudem soll noch in diesem Jahr auch die normale AktenfĂŒhrung anderer Abteilungen schrittweise auf die digitale Variante umgestellt werden. Damit entfĂ€llt demnĂ€chst fĂŒr viele weitere Mitarbeiter das zeitaufwendige Suchen von Akten, da die Unterlagen ĂŒber das IT-gestĂŒtzte System dann jederzeit per Klick erreichbar sein werden.

(red)